INFORMATIVA SUL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI EX ARTT. 13 E 14 DEL REGOLAMENTO (UE) 679/2016 (GENERAL DATA PROTECTION REGULATION – GDPR)

TimeFlow S.r.l. (d’ora in poi anche “TimeFlow”) con sede in Via 95° Reggimento Fanteria n. 9 – 73100 Lecce è il gestore del sito web www.timeflow.it (d’ora in poi anche “Sito”) e della web application www.marketplace.timeflow.it (d’ora in poi anche “Marketplace”)

La presente informativa è resa solo per il Sito non anche per il Marketplace, i siti web, le app o le piattaforme social accessibili tramite collegamenti ipertestuali (link) contenuti negli stessi, anche riconducibili al dominio timeflow.it, per cui si rinvia alle relative informative sul trattamento dei dati personali.

1. I dati di contatto del Titolare e del Data Protection Officer

Per qualsiasi informazione, chiarimento o ulteriore approfondimento riguardo le nostre politiche di tutela dei dati personali, come qui descritte, puoi contattarci:

  1. tramite la nostra e-mail: privacy@timeflow.it
  2. oppure scrivendo all’indirizzo della nostra sede legale: TimeFlow S.r.l. – Via 95° Reggimento Fanteria n. 9 – 73100 Lecce
  3. all’indirizzo e-mail del nostro Data Protection Officer: andrealisi@studiolegalelisi.it

2. Le finalità e le basi giuridiche del trattamento dei tuoi dati personali

La normativa in materia di protezione dei dati personali consente di utilizzarli solo per determinate e ben esplicitate finalità, purché sussista una idonea base legale che ci consenta di farlo.

Di seguito, pertanto, ti forniamo un elenco delle finalità per cui trattiamo i tuoi dati personali:

a) consentire il corretto funzionamento del Sito e la fruibilità dei suoi servizi;
b) ottenere informazioni statistiche aggregate e rese anonime relative all’uso del Sito (come, ad esempio, pagine più visitate, numero di visitatori per fascia oraria o giornaliera, aree geografiche di provenienza, etc.);
c) inviarti e-mail transazionali;
d) gestire e riscontrare le tue richieste, inviate agli indirizzi e-mail indicati sul Sito o formulate tramite compilazione di form di contatto, in relazione ai servizi forniti da Timeflow;
e) valutare e riscontrare tue le richieste di appuntamento con uno dei referenti di Timeflow;
f) inviarti newsletter informative e comunicazioni promozionali sui servizi e le iniziative di TimeFlow;
g) agevolare l’attività di customer care tramite il servizio di live chat (di seguito anche “Chatbot”) e inoltrare le tue richieste al team di supporto specifico;
h) raccogliere e registrare informazioni relative alle tue azioni di navigazione, al fine mostrarti comunicazioni commerciali attraverso social network e altri contesti web;
i) migliorare la fruizione dei servizi e delle offerte di Timeflow attraverso sistemi di tracciamento statistico che consentono di rilevare l’apertura dei messaggi che ricevi al tuo indirizzo e-mail e i click sui link contenuti negli stessi.

Le attività di trattamento svolte per le finalità di cui alle lettere a), c), d), e) e g) sono necessarie all’erogazione dei servizi offerti tramite il Sito. La base giuridica del trattamento è, quindi, costituita dall’esecuzione di un contratto di cui l’interessato è parte o di misure precontrattuali richieste dall’interessato, ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. b) del Regolamento (UE) 679/2016 (GDPR).

I trattamenti svolti per le finalità di cui alla lettera b), h) e i) ovvero l’utilizzo di strumenti di tracciamento della navigazione e la profilazione per finalità di marketing sono subordinati al tuo consenso, che costituisce la base giuridica del trattamento, ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. a) del Regolamento (UE) 679/2016 (GDPR).

Le attività di trattamento svolte per le finalità di cui alla lettera f), possono avere come base giuridica l’esecuzione di un servizio in tuo favore, nel caso in cui tu abbia richiesto di iscriverti alla newsletter attraverso l’apposito form presente sul Sito, oppure il legittimo interesse del Titolare del trattamento, ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. f) del Regolamento (UE) 679/2016 (GDPR), a utilizzare i dati anagrafici e le coordinate di posta elettronica che hai fornito a Timeflow per ricevere servizi di carattere informativo tramite il Sito.

3. Le fonti di raccolta dei tuoi dati personali

I tuoi dati personali possono essere forniti direttamente da te, in modo attivo e consapevole (ad es. i dati forniti nell’interazione con il Chatbot, i dati inseriti nel form di contatto o nel form di iscrizione alla newsletter, etc.).

In altri casi, i tuoi dati sono forniti in modo indiretto, attraverso la navigazione sul Sito o l’utilizzo dei tuoi dispositivi (es., i dati relativi al traffico, i dati relativi ai dispositivi utilizzati, etc.)

4. Quali dati personali raccogliamo e trattiamo

4.1 Dati di navigazione

Nel corso della navigazione sul Sito, i sistemi informatici preposti al suo funzionamento acquisiscono automaticamente alcune informazioni la cui trasmissione è implicita nell’uso dei protocolli di comunicazione di Internet.

In questa categoria di dati rientrano, ad esempio, gli indirizzi IP o i nomi a dominio dei dispositivi che utilizzi, gli indirizzi in notazione URI/URL (Uniform Resource Identifier/Locator) delle risorse richieste, l’orario della richiesta, il metodo utilizzato nel sottoporre la richiesta al server, la dimensione del file ottenuto in risposta, il codice numerico indicante lo stato della risposta data dal server (buon fine, errore, etc.) e altri parametri relativi al sistema operativo e all’ambiente informatico in uso.

Puoi trovare ulteriori informazioni sull’utilizzo da parte di Timeflow di queste tecnologie all’interno dell’area di gestione delle scelte, accessibile tramite l’apposito comando collocato nel footer del Sito.

4.2 Dati forniti attraverso la fruizione dei nostri servizi

TimeFlow raccoglie i dati personali conferiti attraverso l’interazione con il Sito. Tali dati includono:

a) dati conferiti mediante l’invio, facoltativo e volontario, di messaggi di posta elettronica agli l’indirizzi e-mail indicati sul Sito (che comprendono, in particolare, l’indirizzo e-mail del mittente ed eventuali altri dati personali presenti nel messaggio);
b) dati conferiti mediante compilazione del form di iscrizione alla newsletter (indirizzo e-mail);
c) dati forniti nell’interazione con il Chatbot (nome, indirizzo e-mail, numero di telefono, motivi del contatto, iscrizione alla piattaforma ed eventuali altri dati inseriti all’interno della chat e/o in documenti allegati);
d) dati forniti tramite compilazione del form di contatto (nome, cognome, indirizzo e-mail, telefono, azienda)
e) dati forniti tramite compilazione del form per prenotare una call (nome, indirizzo e-mail, e-mail degli ospiti ed eventuali altri dati personali presenti nel messaggio). Puoi anche decidere di fornirci l’indirizzo e-mail di uno o più ospiti, che parteciperanno alla call. In questo caso, ti preghiamo di assicurarti che questi soggetti siano stati preventivamente informati sulle finalità di trattamento indicate al paragrafo 2, lett. e) e che abbiano acconsentito all’utilizzo dei loro dati da parte di Timeflow.

5. Natura del conferimento dei dati personali e conseguenze in caso di mancato conferimento

Il conferimento dei dati personali di cui al paragrafo 4.2. è necessario al fine di fornire i servizi offerti tramite il Sito: in particolare, ai fini della compilazione dei form presenti sul Sito, il conferimento dei dati contrassegnati con l’asterisco è necessario per la gestione e il riscontro alle comunicazioni. Si precisa, in ogni caso, che sei libero di conferire i dati richiesti, nel senso che non sei normativamente obbligato a fornirli: il mancato conferimento dei dati indicati come necessari, tuttavia, comporta l’impossibilità per il Titolare di rendere il servizio richiesto.

La raccolta dei dati personali di cui al paragrafo 4.1. può essere necessaria ad assicurare la corretta fruizione dei servizi forniti il tramite il Sito, o può servire ad offrirti servizi e funzionalità aggiuntive, ma non essenziali ai fini del corretto funzionamento del Sito. In quest’ultimo caso, Timeflow potrà raccogliere e trattare i tuoi dati dopo aver acquisito il tuo consenso, che è facoltativo, o fino alla tua eventuale opposizione al trattamento. Se non ci autorizzi a trattare questi dati o ti opponi al relativo trattamento, potrai comunque beneficiare dei servizi fruibili come utente del Sito.

6. A quali soggetti potranno essere comunicati i tuoi dati personali

I tuoi dati personali potranno essere comunicati a:

  1. dipendenti e collaboratori di TimeFlow appositamente autorizzati e istruiti, che abbiano necessità di accedervi nello svolgimento dei propri compiti;
  2. fornitori dei servizi offerti tramite il Sito o connessi al suo funzionamento, tra i quali, in particolare, Hubspot Inc., per il servizio di live chat, la gestione dei contenuti web e l’invio di comunicazioni e-mail per finalità commerciale; Amazon Web Services EMEA SARL per il servizio di archiviazione in cloud; Intuit Inc. per l’invio di comunicazioni transazionali a mezzo e-mail, la gestione delle richieste di supporto e contatto; Calendly LLC per la pianificazione di incontri conoscitivi; Google LLC e Fonticons Inc. per la visualizzazione di contenuti da piattaforme esterne
  3. Google Ireland Limited, Meta Platforms Ireland Limited e LinkedIn Corporation per le attività di remarketing e behavioural targeting.

Al di fuori dei casi sopra menzionati, i dati personali non saranno comunicati, diffusi, ceduti o comunque trasferiti a terzi per scopi illeciti o non connessi alle finalità della raccolta e, in ogni caso, senza rendere idonea informativa agli interessati e acquisirne il consenso, ove richiesto dalla Legge. I dati personali non saranno trasferiti all’estero, verso Paesi o Organizzazioni internazionali non appartenenti all’Unione Europea che non garantiscono un livello di protezione adeguato, riconosciuto, ai sensi dell’art. 45 GDPR, sulla base di una decisione di adeguatezza della Commissione UE. Nel caso in cui si renda necessario per l’erogazione dei servizi del Sito, il trasferimento dei dati personali verso Paesi o Organizzazioni internazionali extra UE, per cui la Commissione non abbia adottato alcuna decisione di adeguatezza ai sensi dell’art. 45 GDPR, avrà luogo solo in presenza di garanzie adeguate fornite dal Paese o dall’Organizzazione destinatari, ai sensi dell’art. 46 GDPR e a condizione che gli interessati dispongano di diritti azionabili e mezzi di ricorso effettivi. In mancanza di una decisione di adeguatezza della Commissione, ai sensi dell’art. 45 GDPR, o di garanzie adeguate, ai sensi dell’art. 46 GDPR, comprese le norme vincolanti d’impresa, il trasferimento transfrontaliero avrà luogo soltanto se si verifica una delle condizioni indicate all’art. 49 GDPR.

Per quanto tempo conserviamo i tuoi dati personali

I tuoi dati personali saranno conservati per un periodo di tempo non superiore a quello necessario a conseguire gli scopi per i quali essi sono stati raccolti e successivamente trattati.

In particolare:

  • i dati trattati per riscontrare le richieste di supporto e contatto pervenute tramite e-mail o tramite compilazione di form di contatto saranno conservati per un periodo massimo di 6 mesi dal loro conferimento; inoltre, i dati anagrafici e l’indirizzo e-mail forniti mediante compilazione del form di contatto, saranno conservati per l’invio di comunicazioni di comunicazioni informative e promozionali fino ad eventuale esercizio del diritto di opposizione al trattamento
  • i dati sub b) del paragrafo 4.2. saranno conservati fino ad eventuale esercizio del diritto di opposizione al trattamento;
  • i dati forniti nell’interazione con il Chatbot saranno conservati per un periodo massimo di 24 mesi; inoltre, i dati anagrafici e l’indirizzo e-mail acquisiti nell’interazione con il Chatbot saranno conservati per l’invio di comunicazioni di comunicazioni informative e promozionali fino ad eventuale esercizio del diritto di opposizione al trattamento;
  • i dati trattati al fine di riscontrare una richiesta di appuntamento saranno conservati per un periodo massimo di 12 mesi dal loro conferimento; inoltre, i dati anagrafici e l’indirizzo e-mail forniti mediante compilazione dell’apposito form, saranno conservati per l’invio di comunicazioni di comunicazioni informative e promozionali fino ad eventuale esercizio del diritto di opposizione al trattamento.

TimeFlow provvederà, dopo la decorrenza dei termini di conservazione, secondo gli indicati criteri, a adottare misure preordinate alla cancellazione o alla anonimizzazione dei dati che non debbano essere conservati per specifici obblighi normativi o per altri motivi legittimi (es. pendenza di un contenzioso).

Per conoscere il tempo di conservazione dei dati di navigazione, ti invitiamo a consultare le informazioni disponibili nell’area di gestione delle scelte, accessibile tramite l’apposito comando collocato nel footer del Sito.

Quali sono i tuoi diritti

Come interessato, hai il diritto di accedere ai tuoi dati personali, di chiederne la rettifica, l’aggiornamento e la cancellazione o la limitazione, se incompleti, erronei o raccolti in violazione alla legge, nonché di opporti al trattamento per motivi legittimi o di ottenerne la portabilità.

In particolare, hai il diritto di ottenere la conferma dell’esistenza o meno di dati personali che ti riguardano, anche se non ancora registrati, e la loro comunicazione in forma intelligibile.

Hai inoltre il diritto di ottenere l’indicazione:

a) delle finalità e delle modalità del trattamento;
b) della logica applicata in caso di trattamento effettuato con l’ausilio di strumenti elettronici;
c) degli estremi identificativi del Titolare, dei Responsabili e dei soggetti o delle categorie di soggetti ai quali i dati personali possono essere comunicati o che possono venirne a conoscenza in qualità di autorizzati al trattamento.

Hai il diritto di ottenere:

a) l’aggiornamento, la rettifica o l’integrazione dei tuoi dati;
b) la cancellazione, la trasformazione in forma anonima o il blocco dei dati trattati in violazione di legge, compresi quelli di cui non è necessaria la conservazione in relazione alle finalità del trattamento;
c) la limitazione del trattamento, quando ricorre una delle ipotesi di cui all’articolo 18 GDPR;
d) l’attestazione che le operazioni di cui alle lettere a), b) e c) sono state portate a conoscenza di coloro ai quali i dati sono stati comunicati o diffusi, eccettuato il caso in cui tale adempimento si rivela impossibile o comporti un impiego di mezzi manifestamente sproporzionato rispetto al diritto tutelato;
e) la trasmissione dei dati che ti riguardano, forniti al Titolare e trattati sulla base di un contratto, in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico. Ai sensi dell’art. 20 GDPR, hai, inoltre, il diritto di trasmettere tali dati a un altro Titolare del trattamento senza impedimenti e, se tecnicamente fattibile, di ottenere la trasmissione diretta dei dati personali da un titolare del trattamento all’altro.

Hai il diritto di opporti, in tutto o in parte:

a) per motivi legittimi al trattamento dei dati personali che ti riguardano, ancorché pertinenti allo scopo della raccolta;
b) al trattamento di dati personali che ti riguardano a fini di invio di materiale pubblicitario o di vendita diretta o per il compimento di ricerche di mercato o di comunicazione commerciale;
c) a processi decisionali automatizzati che incidano significativamente sulla tua persona.

Fatto salvo ogni altro ricorso amministrativo o giurisdizionale, hai il diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali.

Come puoi esercitare i tuoi diritti

Puoi esercitare i tuoi diritti inviando un messaggio di posta elettronica all’indirizzo privacy@timeflow.it.Ti forniremo riscontro entro un mese dalla richiesta. Nel caso in cui non dovesse essere possibile soddisfare la tua richiesta, ti forniremo le motivazioni per cui non possiamo farlo.

Per esercitare i tuoi diritti puoi anche avvalerti di organismi, organizzazioni o associazioni senza scopo di lucro, i cui obiettivi statutari siano di pubblico interesse e che siano attivi nel settore della protezione dei diritti e delle libertà degli interessati con riguardo alla protezione dei dati personali, conferendo, a tal fine, idoneo mandato. Puoi anche scegliere di farti assistere da una persona di fiducia.

Per conoscere i tuoi diritti, proporre un reclamo ed essere sempre aggiornato sulla normativa in materia di tutela delle persone rispetto al trattamento dei dati personali, puoi rivolgerti all’Autorità Garante per la protezione dei dati personali, consultando il sito web all’indirizzo http://www.garanteprivacy.it/.

Ultima revisione febbraio 2024